Loading...
HomeMy WebLinkAboutBBBS of Johnson Co Joint ApplicationBig Brothers Big Sisters of Johnson County - FY24 Joint Funding ApplicationCommunity Impact Funding FY24 - Joint Application Application Status: Submitted Application Submission Details Executive Director: Daleta Thurness I certify that the information submitted in this application is true and correct to the best of my knowledge: Yes Submission Confirmation Email Sent To: daletac@iastate.edu Submitted By: Daleta Thurness on 9/9/2022 at 2:03 PM (CST) Big Brothers Big Sisters of Johnson County FY24 Joint Funding Application General Information Agency Name Big Brothers Big Sisters of Johnson County Executive Director Name Daleta Thurness Board President Chace Ramey Requestor Daleta Thurness Phone (319) 337-2145 Email daletac@iastate.edu Address 3109 Old Hwy 218 S., Iowa City, IA, 52246, US Website www.bbbsjc.org Agency Mission Statement Big Brothers Big Sisters of Johnson County creates and supports 1:1 mentoring relationships that ignite the power and promise of youth. Number of Years in Operation 46 Year Org Established 1976   United Way Community Priorities Please indicate the United Way Priority Areas that your agency services support: 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 1 of 17 Income Education Health United Way Request for Funding If you are requesting funding from United Way, you are REQUIRED to include a total budget amount. United Way: Request for Funding FY24 54,250.00 Agency Total Budget 542,258.00 United Way: % of Total Budget 10.00 Iowa City Request for Funding If you are requesting funding from Iowa City, you are REQUIRED to include a total budget amount. To apply for Iowa City funding, Agency must Legacy Agency. Funding decisions from Iowa City will be for FY24 & FY25, Agency will receive same amount each year for two years (prorated for dollars available in second year). Iowa City: Request for Funding FY24 27,125.00 Agency Total Budget 542,258.00 Iowa City: % of Total Budget 5.00 Iowa City: Request for Funding for FY25 25,000.00 Coralville Request for Funding If you are requesting funding from Coralville, you are REQUIRED to include a total budget amount. Funding decisions Coralville will be for FY24 & FY25, Agency will receive same amount each year for two years (prorated for dollars available in second year). 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 2 of 17 Coralville: Request for Funding FY24 16,275.00 Agency Total Budget 542,258.00 Coralville: % of Total Budget 3.00 Coralville: Request for FY25 15,000.00 Agency Information Please complete the Salaries & Benefits chart for entire Agency (Form A), in addition to the questions below. 1. What specific need in the community is Agency addressing? (Describe the extent of the need--including current local data with source information and the major factors in the community contributing to the need.) 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 3 of 17 The pandemic’s effect on mental health is well-documented,* amid rising concerns among young people's mental health even pre-pandemic**. CDC researchers noted that their recent study appears to provide new insights into the psychological toll younger Americans are experiencing and we are seeing concerning trends locally. According to the Iowa Youth Survey 2021 for Johnson County, between 19%-25% of youth reported "feeling sad or hopeless" and between 14% - 20% had suicidal ideation. Also of great concern are attitudes about and actual risky behaviors among young people. Iowa Youth Survey 2021 - Johnson County indicates only half the students felt that 4 drinks for females, 5 for males in a couple of hours was high risk. By 8th grade 20% of youth have consumed alcohol, by 11th grade it rises to 41%. Alarming as well is, 1 in 4 students in 11th grade use e-cigarettes.  Additionally, national test results recently released show in stark terms the pandemics devastating effects on American schoolchildren. Math and reading scores fell by the largest margin in more than 30 years***. The CDC lays out the importance of strong bonds and connections that have proven to promote good mental health and avoidance of risky behaviors: 1. Building strong bonds and relationships with adults and friends at school, at home and in the community provides youth with a sense of connectedness. 2.This feeling of connectedness is important and can protect adolescents from poor mental health, and other risks like drug use and violence. 3.Youth need to know someone cares about them. Connections can be made virtually or in person. 1:1 mentoring is a proven model in the prevention of risky behaviors, improved social/emotional acceptance and improved scholastic achievement. Big Brothers Big Sisters of Johnson County's (BBBSJC) model eliminates traditional barriers to participate, i.e. transportation, cost, access, and equity. There are no fees to participate. Once volunteer mentors have successfully completed an application that includes a layered background check, insurance verification, references, interview, orientation and respective authorizations they are free to transport youth in our program. There are no fees for families to participate.  BBBSJC serves the community's most resilient youth. We engage with families in their neighborhoods and work closely with the Iowa City Community School District to ensure youth and families have opportunity and access to participate. Finding youth participants is never an issue, as we currently have over 100 youth on our waiting list. Clearly there is a need and a desire for professionally supported mentoring. *https://www.washingtonpost.com/health/2020/05/04/mental-health-coronavirus/ **https://www.cdc.gov/healthyyouth/mental-health/index.htm ***https://www.nationsreportcard.gov/highlights/ltt/2022 2. Provide a description of services that will be provided with the United Way funding requested. Specific information is required, not a general agency description. All funds will support staffing, supplies and program support for our youth mentoring programs throughout Johnson County. Activities include: interviews of prospective clients(youth and families) and volunteers, volunteer screening, orientation and training, regular communication with families and mentors as prescribed by national standards (Big Brothers Big Sisters America) and the Elements of Effective Practice for Mentoring™, supplies for youth development activities (school-based) and group opportunities for volunteer/youth matches (community-based). Program support also includes administration of research- based pre and post-surveys measuring youth outcomes and strength of relationship. 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 4 of 17 3. Provide a description of services that will be provided with the Iowa City funding requested. Specific information is required, not a general agency description. All funds will support staffing, supplies and program support for our youth mentoring programs that serve youth and families of Iowa City. Activities include: interviews of prospective clients(youth and families) and volunteers, volunteer screening, orientation and training, regular communication with families and mentors as prescribed by national standards (Big Brothers Big Sisters America) and the Elements of Effective Practice for Mentoring™, supplies for youth development activities (school-based) and group opportunities for volunteer/youth matches (community-based). Program support also includes administration of research- based pre and post-surveys measuring youth outcomes and strength of relationship. 4. Provide a description of services that will be provided with the Coralville funding requested. Specific information is required, not a general agency description. All funds will support staffing, supplies and program support for our youth mentoring programs that serve youth and families of Coralville. Activities include: interviews of prospective clients(youth and families) and volunteers, volunteer screening, orientation and training, regular communication with families and mentors as prescribed by national standards (Big Brothers Big Sisters America) and the Elements of Effective Practice for Mentoring™, supplies for youth development activities (school-based) and group opportunities for volunteer/youth matches (community-based). Program support also includes administration of research- based pre and post-surveys measuring youth outcomes and strength of relationship. 5. Please describe how Organization and your services have been impacted by COVID- 19? Please include any plans you have in place for FY24. This is your opportunity to describe how COVID-19 has continued to impact your budget and expenses. The biggest impact has been the declining intake of volunteers while at the same time rising requests for mentoring services. Over the last two years our wait list has exploded to over 115 youth, whereas pre- pandemic we averaged between 30-50 youth waiting at any one time. During this same time period, our volunteer inquiries went down 40%. March 2022, we invested in a .75FTE position focused on strategic and targeted recruitment strategies, focusing on men and people of color as those represent the majority of young people waiting to be matched. We worked with both Iowa State University Extension and Outreach and Big Brothers Big Sisters America DEI teams to develop more targeted BIPOC messaging. The investment is beginning to pay off with an increase of volunteer inquiries over the past 5 months. Grant funds were impacted as the ability to meet all deliverables was compromised due to a lack of volunteers.  Additionally, overall event revenue is down and coupled with the new recruitment investment we ended FY22 with a deficit.  We have taken steps to hold board members more accountable for revenue generation and are working on a robust fund development plan. We did tap into limited reserve funds to secure the recruitment position and hope to move the position full-time with added resource development responsibilities. 6. Is your organization experiencing staff turnover and/or difficulty filling open positions? Please describe any staffing challenges. 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 5 of 17 For the most part no. We have maintained the same staff and staffing levels since summer of 2020 outside of not filling a part-time Marketing and Event position that was departed due to a re-location. We are "morphing" a current .75FTE recruitment position into a fulltime outreach position that will include volunteer recruitment, resource development and oversee social media/marketing through use of an intern.  It is very challenging with current budget constraints and projections to remain competitive in retaining staff, our rate of pay is falling behind current market values and is increasingly concerning given the societal financial pressures. In our request for funding we are taking into consideration the costs of operations/running a business has gone up, and we hope our funders understand that as well. 7. Please describe how Agency is collaborating with other service providers in the community to reduce costs, increase efficiency and improve services for consumers. It takes a village. We know we are experts on mentoring services but admittedly are not experts in other areas and rely on other service providers to step in and assist. Although it may be obvious that our "client" are youth, we do serve the whole family. Siblings engage in some of our activities and we often times provide direct assistance to families (i.e. school supplies, food distribution, holiday gifts, etc.). We pride ourselves on knowing the vast resources of our community and can connect our families to resources that fit their particular needs.  Additionally we serve our volunteers. Volunteering has many health benefits and ensuring our volunteers are safe, trained, supported, and valued is a critical service our professional mentoring specialist and our agency provide. During the pandemic, we had volunteers express their gratitude to us in that we reached out immediately to each one of our volunteers to check in on them. Our volunteer mentors have also benefitted from networking and shared resources of the community. Funders sometimes express concern about overlapping or saturation of services, however, our position is that no two services are the same. Families have complex needs that in some instances no one agency can sufficiently address, we are masters of connecting the puzzle pieces together in order to meet families needs in a wholistic manner. We collaborate with community partners like United Action for Youth, Johnson Co. Public Health, Table to Table, Prelude, food pantries, churches and business partners and many others. We use social media to share out important community events and activities hosted by our partners and include announcements in weekly emails to matches. In addition we seek out small and BIPOC owned business to elevate their brand, offer patronage and exposure to our mentors/youth/families, i.e., ICOR Boxing, Dunn Bros. Coffee, Eikenheim Farms. All of this is offered at no cost. Client Information Please complete Client Demographic (Form B) in addition to the question below. 8. Provide a succinct, specific description of your primary target populations(s). Describe clients as a group in terms of their primary needs and strengths. What barriers to success do they face? If Agency serves a regional area, please provide % of overall clients that are Johnson County residents. 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 6 of 17 We serve youth 6-17 who live in Johnson County (99%) and the West Branch School District. Most youth present with at least one or more resilient factor(s): youth of color, low-socioeconomic status, one/non- parent home, incarcerated parent, immigrant/refugee, social or behavioral issues or LGBTQ+. 50% of youth are self-referred from parents/guardians who recognize the power of mentoring and the remaining come from the Iowa City Community School District and other service providers. Historically, youth/families we serve lack the same access and opportunities and face challenges in academic success, social acceptance/competence, mental health and risky behaviors at a greater rate than their white, higher resource, two-parent home peers. 9. Please explain how Agency promotes racial equity and inclusivity for historically oppressed and marginalized populations (including BIPOC, LGBTQ, immigrants/refugees, individuals with disabilities) through your services, for your clients and for staff. BBBSA was founded over 100 years ago as a response to serving young people at risk of juvenile delinquency who did not and do not have equitable access to opportunities. We prioritize serving resilient youth populations which include all those mentioned above. In FY22, 73% were youth of color, and 82% were eligible for free and reduced lunch. We have been successful in creating matches with LGBTQ+ youth with mentors who understand and empower them. Many of our families have language barriers and because mentors may speak the same language they are instrumental in helping communicate and navigate through a myriad of community resources and systems. We match according to the desires, interests and goals of both the mentors and mentees/families. This results in shared outcomes and empowers young people to reach their individual goals. These matches last longer with more sustained impact.  All mentors have access to high level standardized training in areas of diversity, equity and inclusion as well as offerings from local experts (we partner with a number of organizations to offer volunteer and staff training) and are required to complete Child Safety Training. Board and staff are required to participate and complete cultural competency training on an annual basis as part of their professional development plan. We use our social media platforms to make statements on our position to stand with marginalized groups and seeking equality. BBBS approaches our mission with a JEDI lens (Justice, Equity, Diversity and Inclusion). We have staff that participate both personally and professionally in coalition groups and engage in opportunities for community conversations and working together to unite and seek justice. BBBS participates in staff directed JEDI book club discussions to better understand and apply to our personal and agency journeys. As previously mentioned, we seek out BIPOC owned and managed business partnerships. Client Information Area Median Income 10. Organization serves clients who are at (Check all that apply): <30% AMI <50% AMI <80% AMI >80% AMI 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 7 of 17 Please explain : We ask families to complete an income survey based on federal poverty guidelines.  #'s reported reflect those surveys that have been collected: 23.5% are at 50%, 53% are at 100%, 6 % are at 200% and 17.5 exceed the Federal Poverty Guidelines. As previously mentioned 82% of youth served are eligible for free and reduced lunch. Financial Management You must complete the Budget Form C, in addition to the questions below. 11. Do you have a fee structure for services? If yes, please explain and describe services available for those without ability to pay. There are no fees for youth and families to participate. We do ask volunteer candidates to cover the cost of background screening @ $35, however, if unable to do so BBBSJC will cover those costs. BBBSJC does cover the costs of all 3 year renewal background screening of volunteers. 12. Describe how local funding received by your organization helped leverage other revenue in the last fiscal year. Identify and include specific grant/funding sources and amounts that were awarded by using local funding as match. Include the specific local funds used as match (United Way, Iowa City and/or Coralville). We are able to access state dollars however not required as a match but seen as a strength when submitting proposals, not just for state dollars, but other granting entities as well. Agency Accomplishments The United Way and Local Governments work toward making our community a better place to live.  Please complete the Performance Measurement Form (Form D) in addition to the question below.  On Form D, please select from the indicators list, the Performance Measurements that will be used by the Agency to measure results of services. YOUR APPLICATION WILL NOT BE COMPLETE OR ACCEPTED FOR REVIEW WITHOUT FORM D. 13. Please provide a specific outcomes/performance measure your organization achieved in FY22. How are people/conditions better because of the services you provided? 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 8 of 17 Data collected from Child/Youth Outcome surveys indicate improvements from baseline to follow-up in 5 of 6 measurements: Academic Performance, Educational Expectations, Emotion Regulation, Family/Parent Connectedness, and Social Competence. No change in School Connectedness. Additionally, we see decreased depressive symptoms and risky behaviors. (see report in supporting documents). Over 26% improved Academic Performance and Grades.  Data is also collected from both the Big and the Little regarding the strength of their relationship. The average score out of a possible 5 is 4.9 to the question, "My relationship with my Big is very important" and an average score of 4.6 out of a possible 5 to the question "When something is bugging me, my Big listens while I talk about it". From the Big's perspective an average score of 4.6 out of a possible 5 to "I am enjoying the experience of being a Big" and 3.8 for "My Little has made improvements since we have met". Our match support rates continue to be above 85% and 12 month retention rates equal or are above the national average of over 70%. 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 9 of 17 -- FY24 Form A: Agency Salaries & BenefitsBig Brothers Big Sisters of Johnson County FY24 Form A: Agency Salaries & Benefits Please provide the information for employees and volunteers in your organization. If you do not find the position on the list, please add the position in the "other" section. You will need to individually add positions in "other" category. Please indicate if the position provides paid leave, Health Insurance or Retirement by playing a "1" in the box if the position receives that benefit. Employees Position Paid Leave Health Ins Retireme nt Plan  Average Salary FTE (Last Year)  FTE (This Year)  FTE (Next Year)  Executive Director / President / CEO 1.00 1.00 1.00 68,800.0 0 1.00 1.00 1.00 Program Director / Manager 1.00 1.00 1.00 58,000.0 0 1.00 1.00 1.00 Other 4 3 7 132,406 4.50 5.25 5.50 Total 6 5 9 259,206 6.50 7.25 7.50 Volunteers Please indicate the number of volunteers active with your Agency. Last Year This Year Volunteers 238 275 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 10 of 17 -- FY24 Form B: Agency DemographicsBig Brothers Big Sisters of Johnson County FY24 Form B: Agency Demographics Provide the Agency summary of how clients served self-identified during last two years and one projected year. If your Agency does not have a client count for any of the categories, please enter "0" in that box. DO NOT LEAVE ANY BLANK. (unduplicated client count) Gender FY21 FY22 FY23 Male 122 110 129 Female 153 116 134 Non-binary 8 8 12 Race Please indicate how clients self-identified. FY21 FY22 FY23 Asian 1 0 1 Black or African American 114 112 111 American Indian or Alaska native 0 2 1 Multiple Races 34 18 33 White 77 65 74 Other 57 37 55 Native Hawaiian or Other Pacific Islander 0 0 0 Ethnicity Please indicate how client self-identified. FY21 FY22 FY23 Hispanic, Latino or Spanish origin 25 27 25 Not of Hispanic, Latino or Spanish origin 258 207 250 Age 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 11 of 17 FY21 FY22 FY23 0-5 0 0 0 6-17 279 230 269 18-29 4 4 6 30-61 0 0 0 62-75 0 0 0 75+ Years 0 0 0 Area Median Income FY21 FY22 FY23 <30% AMI 0 0 0 <50% AMI 0 0 0 <80% AMI 0 0 0 >80% AMI 0 0 0 Geographic Location FY21 FY22 FY23 Johnson County (Combined, unduplicated) 263 218 256 Iowa City 127 105 123 Coralville 59 50 57 North Liberty 52 43 51 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 12 of 17 -- FY24 Form C: Agency BudgetBig Brothers Big Sisters of Johnson County FY24 Form C: Agency Budget Please complete ALL information. If there is an item that does not apply to your budget or the value is zero, you MUST enter a "0" in that box. DO NOT LEAVE AN ITEM BLANK. The columns have auto-calculation, but it does not auto-calculate until the information is saved. Please save information often to activate the calculated fields. For the items that require itemization, click the link to enter specific information in the itemization form. Budget Type Please enter in a corresponding number to indicate your Budget type: 1 = Agency Level 2 = Program Specific 3 = County Specific Budget Type 1.00 Agency Revenues FY21 FY22 FY23 Coralville Funding 5,167.00 5,167.00 5,167.00 Iowa City Funding 24,924.00 26,120.00 26,120.00 Johnson County Block Grant Funding 46,768.00 46,768.00 48,172.00 Other Johnson County Funding (non-Block Grant Funding) 36,668.00 52,638.00 70,000.00 East Central Mental Health Region 0.00 0.00 0.00 UWJWC Allocation 46,000.00 44,419.00 47,134.00 UWJWC Designations 11,414.00 10,487.00 9,971.00 Community Foundation of Johnson County 9,344.00 15,286.00 11,000.00 Grants-Federal, State, Foundation 63,119.00 64,224.00 62,004.00 Fees for Services 1,261.00 2,095.00 5,747.00 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 13 of 17 FY21 FY22 FY23 Fundraising Events 87,407.00 95,585.00 203,159.00 Contributions/Donations (do NOT include in-kind) 39,935.00 40,916.00 47,358.00 Interest and Investment Income 389.00 366.00 516.00 *Other 24,687.00 21,684.00 19,680.00 Total 397,083.00 425,755.00 556,028.00 Expenses FY21 FY22 FY23 Personnel (Salaries/Benefits) 412,625.00 379,372.00 454,824.00 Operational Expenses 67,079.00 70,769.00 87,434.00 Other 6,207.00 0.00 0.00 Total 485,911.00 450,141.00 542,258.00 Fund Balance FY21 FY22 FY23 Revenue 669,083.00 436,368.00 556,028.00 Carryover Balance From Prev Year 158,365.00 341,537.00 327,764.00 Total Operating Balance 827,448.00 777,905.00 883,792.00 Less Total Expenses 485,911.00 450,141.00 542,258.00 Ending Fund Balance 341,537.00 327,764.00 341,534.00 Less Restricted Balance 0.00 0.00 0.00 Carryover Fund Balance 341,537.00 327,764.00 341,534.00 Bd/Donor/Funder Restricted Funds FY21 FY22 FY23 Bd/Donor/Funder Restricted Funds - please itemize 186,868.00 196,884.00 196,884.00    Community Foundation Endowment 186,868.00 180,778.00 180,778.00    Iowa 4-H Foundation 0.00 16,106.00 16,106.00 Total 186,868.00 196,884.00 196,884.00 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 14 of 17 In-Kind Support FY21 FY22 FY23 Services/Volunteers 513,891.00 508,910.00 593,010.00 Material Goods 8,000.00 7,200.00 7,200.00 Space, Utilities, etc.50,388.00 31,200.00 31,200.00 Other 4,000.00 4,800.00 4,800.00 Reserve Funds FY20 FY21 FY22 Reserve Balance 158,365.00 290,951.00 241,981.00 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 15 of 17 Outcome Statement: Improve success for children and youth for school, post-secondary and work. # Indicator:# of students receiving mentoring services % Indicator:% of youth who report being connected to at least one caring adult in their life # Indicator:# of volunteer hours invested in programming Big Brothers Big Sisters of Johnson County - FY24 Performance MeasuresEducation 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 16 of 17 Outcome Statement: Improve success for children and youth for school, post-secondary and work. -- FY24 Form D: Performance MeasuresBig Brothers Big Sisters of Johnson County - Big Brothers Big Sisters of Johnson County FY24 Form D: Performance Measures You are required to select at least one area of Education, Income & Health to provide measurements. You may choose more than one area. To select an area, click the BLUE Cross next to section. In each area, there will be Percent (%) Indicator section and a Number (#) Indicator section. The sections are separated in order to use the appropriate reporting form. You must choose at least one Number (#) Indicator and one Percent (%) indicator for measurement and reporting. Education # Indicators Actual Measurement Quarter and Total Qtr 1 Qtr 2 Qtr 3 Qtr 4 Year Total # of students receiving mentoring services Projected #275 # of volunteer hours invested in programming Projected #10,000 % Indicators % Indicator Form Qtr 1 Qtr 2 Qtr 3 Qtr 4 Total for Year % of youth who report being connected to at least one caring adult in their life Projected #150 150 Projected # of Achieving 145 145 Projected Percent Achieving 96.67 96.67 Indicator Question Please identify how the data will be collected. Youth Outcomes, and Strength of Relationship surveys are administered to all youth at point of match creation and annually thereafter. These research-based surveys developed by the national office, Big Brothers Big Sisters America, are collected in a database. Please note, not all youth will have completed both surveys within grant period. Numbers projected above are an estimate of those with both surveys completed within the grant year. 9/15/2022 11:03 AM CST © 2022 e-CImpact page 17 of 17